在日常工作中，写邮件是每个人都躲不过的任务。无论是向领导汇报、跨部门协作、还是跟客户沟通，一封表达清晰、语气得体的邮件，往往能让你事半功倍。可现实中，很多职场小白却经常被邮件折磨：
-
不知道开头怎么写才礼貌
-
纠结语气是否合适，怕得罪人
-
写一封邮件要憋半小时，效率低下
-
担心遗漏重要信息，反复修改
别担心，今天我就教你如何用ChatGPT快速写出高质量的工作邮件。哪怕你是第一次用AI，只要跟着下面的步骤操作，5分钟就能搞定一封专业得体的邮件。
一、准备工作
在开始之前，你需要：
-
一个ChatGPT账号：国内用户可以通过OpenAI官网注册（需要魔法），或者使用国内的镜像站、API调用工具（如Poe、Monica等）。本教程以网页版ChatGPT（GPT-3.5或GPT-4）为例。
-
明确你的邮件需求：比如你想请求什么、通知什么、确认什么。
-
准备好背景信息：收件人是谁、你们之前有什么沟通、需要包含哪些关键点。
二、核心步骤：三步生成高质量邮件
第一步：给ChatGPT一个清晰的角色和任务
要让AI写出符合职场场景的邮件，首先要告诉它“你是谁、要写给谁、目的是什么”。你可以使用以下提示词模板：
你是一名资深的职场商务沟通专家，非常擅长撰写专业、得体、简洁的工作邮件。现在请你帮我写一封工作邮件，邮件的收件人是[描述收件人身份，如：直属领导/跨部门同事/客户]，邮件目的是[描述目的，如：请求提供某份资料/提醒对方参加会议/道歉并说明原因]。邮件的语气需要[描述语气，如：礼貌/坚定/委婉]。
举例：
你是一名资深的职场商务沟通专家，非常擅长撰写专业、得体、简洁的工作邮件。现在请你帮我写一封工作邮件，邮件的收件人是我的直属领导，邮件目的是申请下周三下午请假半天去办理证件。邮件的语气需要礼貌且诚恳。
第二步：提供关键信息，引导AI生成初稿
在给出角色后，你需要把邮件包含的核心要素告诉AI，比如：
-
你的名字和职位
-
对方的名字和职位
-
具体事件的时间、地点、数据
-
需要对方做什么（如回复确认、提供资料等）
-
附件或其他说明
这些信息可以用自然语言追加在提示词后面，或者用“以下是具体信息”的格式列出。
完整提示词示例：
你是一名资深的职场商务沟通专家，非常擅长撰写专业、得体、简洁的工作邮件。现在请你帮我写一封工作邮件，邮件的收件人是我的直属领导张经理，邮件目的是申请下周三（3月15日）下午请假半天去办理证件。我的名字是王明，职位是市场专员。请假原因是身份证即将过期，需要去派出所办理新证，派出所只在工作日上班。我已经提前完成了本周的主要任务，不会影响工作进度。希望领导批准。邮件语气要礼貌诚恳，同时体现我对工作的负责。
第三步：复制粘贴，微调优化
把提示词发送给ChatGPT，它就会生成一封邮件初稿。比如上面那个请假申请，AI可能会给出类似这样的回复：
主题：关于申请3月15日下午请假的请示
张经理您好：
我是市场部的王明。因身份证即将过期，需前往派出所办理新证（派出所仅工作日办公），特向您申请下周三（3月15日）下午请假半天（13:00-18:00）。
目前我已提前完成本周的主要工作任务，请假期间会保持电话畅通，如有紧急事务可随时联系我处理。请假申请已同步提交OA系统，恳请您审批。
感谢您的理解与支持！
王明
市场专员
2024年3月8日
你看，一封结构完整、语气得体的请假邮件就出来了。你只需要：
-
检查日期、姓名是否正确
-
根据实际情况微调（比如加上附件、修改个别措辞）
-
复制到邮箱发送即可
三、常见工作邮件的提示词模板
为了让你的邮件更高效，我整理了几种职场高频场景的提示词模板，你直接复制修改就能用。
1. 请求协作/提供资料
你是一名专业的职场邮件写手。请帮我写一封请求协作的邮件。收件人是产品部的李主管，我需要他提供新功能的需求文档，以便我们市场部下周启动宣传策划。我的名字是赵琳，职位是市场主管。希望语气客气，并说明需求文档对项目的重要性，同时提供截止时间（本周五前）。
2. 项目进度汇报
你是我的项目经理助理。请帮我写一封周报邮件，收件人是项目总监陈总。汇报本周项目进度：已完成用户调研报告初稿、设计了三版UI方案、与开发团队开了两次需求评审会。下周计划：定稿UI、启动开发。语气要简洁专业，体现团队效率。
3. 会议邀请/提醒
你是一名行政助理。请帮我写一封会议邀请邮件，邀请技术部、产品部、测试部的同事参加周五下午3点的“版本发布复盘会”。会议地点在302会议室，时长1小时。请告知会议主要议程：总结本次发布的问题、讨论改进措施、明确下次发布流程。语气友好，附上我的名字（张伟）和联系方式。
4. 道歉/解释失误
你是一名沟通专家。请帮我写一封道歉邮件，收件人是合作方刘经理。由于我们内部沟通失误，原定今天发送的合同延迟了，需要明天才能发出。请表达诚挚歉意，说明原因（负责同事突发急事），并提出补救措施（明天上午优先处理，并附上电子版预览）。语气要诚恳，维护公司形象。
5. 感谢信/表扬信
你是一名HRBP。请帮我写一封感谢邮件，感谢行政部的小王在上周年会筹备中的出色表现。他负责场地布置和物料管理，连续加班三天，确保了活动顺利进行。语气温暖真诚，抄送行政部经理。
四、进阶技巧：让邮件更“高级”
如果你想让邮件更个性化、更有温度，可以尝试以下技巧：
技巧1：让AI调整语气
在提示词里加入语气要求，比如“语气要坚定但不强硬”“语气要温暖鼓励”“语气要带有歉意但不过度卑微”。
技巧2：让AI扮演收件人反馈
写完邮件后，你可以让ChatGPT模拟收件人阅读后的感受：
假设你是这封邮件的收件人，请从你的角度评价这封邮件的语气是否合适，有没有可能引起误解的地方？如果有，请给出修改建议。
技巧3：让AI精简或扩写
-
“请把这封邮件精简到100字以内，突出核心信息。”
-
“请把这封邮件扩充一下，增加对背景的解释，让客户更容易理解我们的难处。”
技巧4：多语言邮件
如果你需要发英文邮件，只需在提示词中说明“请帮我写一封英文邮件”，并按照同样格式提供信息。ChatGPT会生成地道的英文商务邮件。
五、注意事项（小白必看）
-
检查关键信息：AI可能会虚构日期、数字、姓名，务必核对一遍。
-
个性化开头：如果和收件人很熟，可以在AI生成的基础上加一句“最近怎么样？”，让邮件更自然。
-
不要直接复制粘贴：AI生成的是模板，最好加入一些你特有的细节，比如“上次我们讨论过……”“正如您提到的……”。
-
敏感内容慎用：涉及商业机密、隐私信息，不要直接输入给AI。
-
邮件主题很重要：ChatGPT一般会生成主题，但你可以优化，让它更吸引人。
-
注意邮件礼仪：称呼、落款、抄送人不要遗漏。
六、实战案例：从零到一写一封催款邮件
假设你需要给客户发一封催款邮件，但又不想太生硬。看看ChatGPT怎么帮你：
提示词：
你是一名经验丰富的商务催款专家。请帮我写一封催款邮件，收件人是某科技公司的李总。他们有一笔5万元的项目尾款已经逾期7天，合同号是CT2023-088。我们之前已经发过两次提醒邮件，但没有回复。希望语气专业但不失礼貌，既要提醒对方尽快付款，又要维护良好的合作关系。我的名字是陈晨，职位是客户经理。
ChatGPT生成的邮件：
主题：关于合同CT2023-088项目尾款支付的温馨提醒
李总您好：
我是XX公司的客户经理陈晨。冒昧打扰，主要是关于贵公司与我们合作的“智能客服系统开发项目”（合同号：CT2023-088）尾款支付事宜。
根据合同约定，项目尾款5万元应于2024年2月28日前支付，但目前我们尚未收到款项。此前我们曾于3月2日、3月5日发送过两次提醒邮件，可能您因公务繁忙未及时留意。
为不影响双方后续合作，烦请您百忙之中安排财务部门核对并安排付款。如已付款，请忽略此邮件；如有任何问题或需要协助，请随时与我联系（电话：138xxxx，微信同号）。
我们非常珍视与贵公司的合作，希望能尽快解决此事，共同推进后续项目。
感谢您的理解与支持！
陈晨
客户经理
XX公司
这封邮件既达到了催款目的，又留有余地，语气拿捏得非常到位。你只需要添上具体联系方式，就可以发送了。
写在最后
用ChatGPT写工作邮件，本质上是在用AI辅助你的思考，而不是完全替代你。通过清晰的提示词，AI能帮你快速搭建框架、优化措辞，让你从繁琐的文字工作中解放出来，专注于更有价值的事情。
今天教的这些模板和技巧，你都可以直接在葫芦导航（huuluu.com）的AI工具箱里实践。如果还有任何疑问，欢迎在评论区留言，我会一一解答。
快去试试吧！让ChatGPT成为你的专属邮件助理。
© 版权声明
文章版权归作者所有，未经允许请勿转载。
相关文章
暂无评论...
